شرح وظایف

اجرای خط مشی های حوزه ستادی رئیس سازمان در زمینه های مصوبات هیات عامل سازمان .

زمینه سازی در راستای برقراری ارتباطات مورد نیاز رئیس سازمان و اعضاء هیات عامل در امور درون سازمانی و برون سازمانی در چهارچوب قوانین و دستورالعملهای قانونی سازمان .

مدیریت مکاتبات وارده و صادره در حوزه ستادی ریاست سازمان.

تهیه و تنظیم گزارشهای لازم پیرامون مطالب مهم روزانه جهت ارائه به ریاست سازمان و اعضاء هیات عامل.

پیگیری دستورهای صادره از طرف رئیس سازمان و اعضاء هیات عامل به اشخاص و مؤسسات ذیربط.

نظارت بر نحوه مصرف تنخواه گردان و کنترل هزینه ها و خریدهای ضروری و فوری دفتر رییس سازمان و سایر موارد مربوطه.

برنامه ریزی و ایجاد شرایط و امکان تولید، ثبت و نگهداری اسناد بصورت نسخ الکترونیکی و ایجاد نسخ پشتیبان جهت استفاده آسان کاربران از اسناد.

فراهم نمودن مقدمات تشکیل جلسات ریاست سازمان و هیأت عامل و تنظیم صورتجلسات و پیگیری مصوبات این جلسات.

برگزاری کمیته معاملات جهت انجام کلیه مراحل انجام معاملات و مناقصات سازمان و پیگیری تصمیم های اخذ شده تا مراحل نهایی کار .

بررسی چگونگی انطباق اسناد دریافتی با قوانین معاملات دولتی و ارائه گزارشات لازم به مسئولین مربوطه .

نظارت بر عملیات، معاملات و کلیه فعالیتهای مالی سازمان .

انجام هماهنگی لازم، کنترل، نظارت و هدایت مستمر ادارات کل فناوری اطلاعات و ارتباطات استانها، بمنظور توسعه خدمت رسانی در حوزه فناوری اطلاعات.

نهادینه سازی فرهنگ به اشتراک گذاری دانش در سازمان و استفاده از بانک دانش و سیستم مدیریت دانش به منظور بهبود وظایف و خدمات.

ساماندهی دانش‌های تولید شده حین فرآیندهای کاری شامل: جمع‌آوری، ارزیابی، دسته‌بندی و بازیابی آنها در جهت تولید بانک دانش.

اخذ، نظم‌دهی، دسته بندی و طبقه‌بندی مستندات دانشی سازمان و نمایش جایگاه و ساختار دانشی و روند رشد آن.

سیاستگزاری‌، برنامه‌ریزی‌ و کاربرد شیوه‌ها و برنامه‌های‌ مناسب‌ برای‌ انعکاس‌ اهداف‌، سیاستها، فعالیت‌ها، برنامه‌ها و مواضع‌ سازمان‌ به‌ مخاطبان‌، رسانه‌ها و جامعه‌.

برنامه ریزی و اقدام به منظور ارتقاء کیفیت فعالیتهای تبلیغاتی، انتشاراتی، ارتباطی و ارشادی سازمان.

تدوین‌ و اجرای‌ طرح‌ جامع‌ تبلیغات‌ برای‌ فضاسازی‌ فرهنگی‌ و تبلیغی سازمان .

نقد و بررسی‌ بازتاب‌ فعالیتهای‌ سازمان‌ در نظر اقشار مردم‌ بویژه‌ نخبگان‌، رسانه‌ها و دستگاهها از یکسو و مدیران‌ و کارکنان‌ از سوی‌ دیگر و انعکاس‌ گزارش‌ آن‌ به‌ مدیریت‌. انعکاس جهت پاسخگویی درصورت لزوم. 

انجام امور تشریفات (استقبال ، مشایعت ، پذیرایی و ... ) از مقامات و میهمانان سازمان.

انجام برنامه های فرهنگی ، تبلیغی وهنری با هماهنگی و همکاری با شورای فرهنگی و شورای هماهنگی روابط عمومی های وزارت.

تدوین سیاست‌های کلان تعاملاتی با مراجع و سازمان‌های بین‌المللی اینترنت .

حضور در جلسات خارج از کشور و انجام مذاکرات با سازمان‌های بین‌المللی، سازمان‌های مشابه و همایش‌های بین‌المللی.

پیشنهاد سیاست‌ها در حوزه مدیریت اینترنت به GAC و شرکت در جلسات برگزار شده در GAC و سایر سازمان‌های بین‌المللی سیاست‌گزار در حوزه مدیریت توسعه اینترنت.

همکاری با محاکم قضایی داخلی و بین‌المللی از جمله شوراهای حل اختلاف جرایم رایانه‌ای و اینترنتی  و WIPO برای در اختیار قرار دادن اسناد و مدارک قضایی.

ایجاد تعامل با کشورهای دیگر و شرکتهای خصوصی جهت جذب سرمایه و همچنین نیازسنجی اقتصادی در خصوص نیازهای فعلی مطروحه در بخش IT.

ایجاد هماهنگی های لازم برای استقبال، پذیرایی، اسکان، انجام ملاقاتهای رسمی و غیررسمی، هماهنگی جلسات و بدرقه میهمانان خارجی سازمان.

بررسی و انجام مطالعات لازم به منظور اصلاح ساختار سازمانی در تطبیق با برنامه ها، سیاستها، ضوابط و مقررات مربوطه.

مطالعه و بررسی مستمر سازمان و وظایف به منظور تفکیک و تقسیم صحیح وظایف میان واحدها و جلوگیری از تکرار و تداخل وظایف.

تعیین تعداد و عناوین پستهای سازمانی مورد نیاز و حذف موانع و نارسائی های تشکیلاتی.

بررسی و تهیه و تنظیم نمودار تشکیلاتی، اهداف، شرح وظایف و سازمان تفصیلی با رعایت ضوابط ساختار سازمانی ابلاغی از سوی معاونت توسعه مدیریت و سرمایه انسانی رئیس جمهور و ارائه پیشنهادهای لازم و مراقبت در حسن اجرای تشکیلات مصوب.

بررسی پیشنهادهای واصله از واحدهای مختلف سازمان در خصوص ایجاد و حذف سطوح و پستهای سازمانی و تأمین پستهای مورد نیاز و ارائه تغییرات تشکیلاتی پیشنهادی به معاونت توسعه مدیریت و سرمایه انسانی رییس جمهور.

انجام بررسی های لازم به منظور بهینه سازی ساختار، ترکیب نیروی انسانی و ارائه پیشنهادهای لازم به کمیسیون تحول اداری و معاونت توسعه مدیریت و سرمایه انسانی رییس جمهور.

بررسی و انجام مطالعات مستمر در خصوص نارسایی ها و مشکلات مربوط به سیستم ها، فرآیندها و روش های اختصاصی مشترک و عمومی و ارائه راهنمایی و مشاوره و برنامه ریزی برای اصلاح و بهسازی آنها با همکاری واحدهای ذیربط.

مطالعه، تهیه و تدوین فرمها و کنترل فرمهای اداری، مالی، پشتیبانی و اختصاصی، کد گذاری، اصلاح و بهنگام سازی آنها.

تعیین و پیشنهاد اولولیت های اصلاح روشها، رویه ها و فرآیندهای انجام کار سازمان به کمیسیون تحول اداری در جهت ارتقاء بهره وری، کارایی و رضایت ارباب رجوع و کاهش هزینه ها.

مهندسی مجدد، تجزیه و تحلیل و طراحی سیستمها و روشهای انجام کار سازمان.

شناخت میزان بهره وری منابع شامل منابع انسانی، فیزیکی، مالی و ...... در سازمان؛ بررسی علل پایین بودن بهره وری منابع و آسیب شناسی آن.

جمع بندی، تهیه و ارائه گزارشهای نوبه ای از چگونگی وضعیت بهره وری سازمان برای انعکاس به مراجع ذیربط.

انجام مطالعه و برنامه ریزی جامع به منظور توسعه و ترویج مفاهیم تحول و انجام فعالیتهای ستادی و پشتیبانی مربوط.

مطالعه، برآورد و پیشنهاد بودجه، اعتبارات و منابع مورد نیاز طراحی و برنامه های نوسازی و ایجاد تحول سازمانی .

نظارت و پیگری اجرای مصوبات و بخشنامه هایی که در راستای ایجاد تحول سازمانی به تصویب مراجع ذیربط رسیده است و ابلاغ گردیده است.

انجام امور کمیسیون تحول اداری سازمان.